Phân quyền người dùng trong công ty

Mỗi người trong công ty nên có tài khoản riêng và chỉ có đúng quyền họ cần. Bài này giúp bạn thêm nhân viên vào trang quản trị, chọn vai trò phù hợp và thu hồi quyền khi người đó nghỉ việc.

Chuẩn bị

• Tài khoản Quản trị viên của bạn.
• Họ tên, email của người cần thêm. Mỗi người một email riêng.

Các bước

1. Hiểu hai vai trò. Quản trị viên có toàn quyền, kể cả Cài đặt, Giao diện, Người dùng và Sao lưu. Biên tập viên soạn nội dung và xem liên hệ, không vào được Cài đặt, Giao diện và Người dùng.
2. Ở menu trái, nhóm Hệ thống, bấm Người dùng. Bảng liệt kê họ tên, vai trò, trạng thái và lần đăng nhập gần nhất.
3. Bấm Thêm người dùng ở góc trên.
4. Nhập Họ tên và Email đăng nhập.
5. Nhập Mật khẩu, tối thiểu 6 ký tự. Nên tạo mật khẩu tạm rồi dặn người đó vào Tài khoản của tôi để đổi.
6. Ở ô Vai trò, chọn Biên tập viên cho nhân viên thông thường. Chỉ chọn Quản trị viên cho người bạn tin tưởng hoàn toàn.
7. Giữ Trạng thái là Hoạt động, bấm Lưu.
8. Khi nhân viên nghỉ việc, mở dòng của họ bằng biểu tượng cây bút, đổi Trạng thái thành Khoá rồi Lưu. Muốn bỏ hẳn, bấm biểu tượng thùng rác và xác nhận.
9. Mỗi tháng, mở lại danh sách và nhìn cột Đăng nhập gần nhất. Tài khoản lâu không dùng nên khoá.
10. Xem mục Hỗ trợ trong menu Trợ giúp: ô Tài khoản quản trị cho biết số tài khoản đang dùng so với hạn mức.

Lỗi thường gặp

• Cho mọi người quyền Quản trị viên cho tiện: như vậy ai cũng đổi được cài đặt và xoá được dữ liệu. Chỉ giữ số quản trị viên tối thiểu.
• Nhiều người dùng chung một tài khoản: khi có việc không biết ai làm. Hãy tạo tài khoản riêng.
• Quên khoá khi người nghỉ việc: đổi trạng thái sang Khoá ngay ngày nghỉ.
• Báo lỗi email đã tồn tại: mỗi email chỉ gắn một tài khoản. Dùng email khác hoặc sửa tài khoản có sẵn.
• Không tự xoá được chính mình: hệ thống không hiện nút xoá ở dòng tài khoản đang đăng nhập.

Kiểm tra lại

• Tôi biết ai là Quản trị viên, ai là Biên tập viên trong công ty
• Mỗi người dùng một tài khoản riêng
• Không còn tài khoản của người đã nghỉ việc ở trạng thái Hoạt động
• Tôi đã đặt lịch rà danh sách Người dùng mỗi tháng

Bước tiếp theo

Bạn đã xong lộ trình dành cho chủ doanh nghiệp. Nếu giao việc hằng ngày cho nhân viên, hãy chuyển họ sang Lộ trình cho nhân viên. Đọc thêm: Hỏi đáp.