Tiếp nhận và trả lời khách liên hệ

Mỗi yêu cầu khách gửi từ website là một cơ hội bán hàng đang chờ. Bài này giúp nhân viên nhận yêu cầu, liên hệ lại và ghi chú để cả nhóm biết ai đã làm gì. Tài khoản Biên tập viên đã đủ quyền cho bài này.

Chuẩn bị

Tài khoản quản trị do chủ doanh nghiệp cấp, đã đăng nhập.
Điện thoại hoặc Zalo của công ty để gọi hoặc nhắn khách.

Các bước

Đăng nhập, ở menu trái nhóm Khách hàng bấm Liên hệ. Số cạnh tên menu là số liên hệ chưa đọc.
Ở ô lọc đầu danh sách chọn Chưa đọc. Dòng in đậm là yêu cầu chưa ai mở.
Muốn xem riêng một loại, ví dụ báo giá, chọn tên biểu mẫu ở ô Tất cả form.
Bấm Xem để mở chi tiết. Đọc tiêu đề, nội dung khách viết, sản phẩm khách quan tâm (nếu có) và Trang gửi.
Kiểm tra Điện thoại và Email ở khung bên phải. Khách không để số điện thoại thì dùng email.
Bấm Gọi ở góc trên để gọi ngay từ điện thoại. Có email thì bấm Trả lời email để mở thư mới với tiêu đề có sẵn.
Viết kết quả vào Ghi chú nội bộ, ví dụ "Đã gọi, khách hẹn thứ Sáu lấy báo giá". Bấm Lưu.
Nếu cần gọi lại, tick Đánh dấu là chưa đọc rồi Lưu để liên hệ này nổi lên trong bộ lọc Chưa đọc.
Làm hàng loạt: tick các ô đầu dòng ở danh sách, rồi dùng Đánh dấu đã đọc hoặc Đánh dấu chưa đọc trên thanh công cụ.
Tìm lại khách cũ bằng ô Tìm tên, SĐT, email, nội dung.

Nên trả lời trong ngày. Khách thường liên hệ nhiều nơi cùng lúc, nơi nào trả lời trước thường có lợi thế.

Lỗi thường gặp

Không có ghi chú: đồng nghiệp gọi trùng một khách. Luôn ghi lại việc đã làm.
Xoá nhầm: nút Xoá hỏi xác nhận nhưng xoá rồi không lấy lại. Chỉ xoá tin rác.
Không thấy mục Liên hệ: báo chủ doanh nghiệp kiểm tra vai trò tài khoản của bạn.
Số điện thoại sai định dạng: hỏi lại khách qua email hoặc Zalo, đừng tự sửa nội dung khách gửi.
Gọi khách ngoài giờ: nhắn Zalo hoặc email trước, hẹn giờ gọi sau.

Kiểm tra lại

Tôi lọc được liên hệ Chưa đọc
Tôi đã gọi hoặc trả lời email ít nhất một khách
Mỗi liên hệ đã xử lý đều có Ghi chú nội bộ
Tôi biết cách đánh dấu chưa đọc để nhắc gọi lại

Bước tiếp theo

Bài kế trong lộ trình: Xử lý đơn hàng từ nhận đến giao. Đọc thêm: Quản lý khách hàng và vận hành.